En crisis,… ¿Por qué mantener un sistema de gestión?

En el contexto actual de crisis, se agudiza el planteamiento de la supervivencia de los sistemas de gestión… ¿qué me aporta mantener mi sistema de gestión en la organización? Para mi es un coste, no me sirve de nada… estas son algunas de las preguntas o afirmaciones que solemos escuchar.

Dentro de este panorama, desde ABAEX queremos reflexionar, recordar y reforzar brevemente, por qué las empresas actualmente deben apostar por los sistemas de gestión.

Empezaríamos lanzando una idea muy básica… ¿qué puntos en común tienen las empresas que actualmente sobreviven? Nosotros avanzaríamos que, entre otras, una buena gestión. Evidentemente que los sistemas de gestión no son una garantía de buena gestión pero si establecen unos mínimos, una sistemática de trabajo; una metodología de detección de incidencias y de información objetiva sobre nuestros procesos que nos permitirá mejorar.

El enfoque básico y la razón de ser de las empresas es la satisfacción de los clientes, mantener una cartera mínima de clientes que nos permita la supervivencia. Pero esta supervivencia dentro del mercado económico pasa por cuidar y mimar al cliente, conociendo los diferentes perfiles de clientes que puede tener una organización. Aquellas empresas que son capaces de generar necesidades ante sus clientes tienen aproximadamente un 70% de posibilidades de mantenerse. No solo tenemos que conocer y vigilar las características de nuestros clientes, sino que no debemos aislarnos en lo que hacemos y, debemos navegar, entre toda la información relevante que nos aporten el resto de grupos de interés identificados en nuestra organización. Conocer el sector del mercado en el que me muevo y en el que me gustaría moverme (quizás diversificar, relocalizarme,…) son también claves de la supervivencia… La información es poder.

El otro 30% forma parte de la buena gestión interna de la organización y esto implica como punto de partida recoger y analizar aquellos aspectos que se consideran clave mediante herramientas seleccionadas a cada necesidad, dato y organización.

Dentro del aproximado 30%, una buena y ajustada definición de indicadores por procesos, es parte fundamental de la gestión. No puedo decidir si previamente no tengo información. Los indicadores que se marquen, no deben basarse en simples estadísticas sino que deben ser datos relativizados y que deben tener como único objetivo aportar información parcial o total sobre el funcionamiento de cada proceso o subproceso, sobre su eficacia y/o eficiencia.

Parte del control de los procesos pasa por conocer las incidencias que se generan tanto por aspectos internos como externos y tanto directos como indirectos. Con ello, no solo controlamos (y, evidentemente minimizamos) los costes derivados de incidencias, lo cual implica un análisis de los citados datos en busca de mejoras. La tendencia en cualquier organización en relación a los ya muy nombrados “costes de la no calidad” debería ser una mayor aportación de recursos de carácter preventivo (controles, verificación, análisis,…) ante una disminución significativa de los costes correctivos (no conformidades). El control preventivo no solo influye a nivel de producción (evitamos paradas innecesarias) sino que repercute positivamente en la imagen corporativa como aspecto indirecto.

La gestión de los recursos, tanto activos como inactivos, es un componente más del puzzle que supone una organización. Depende del sector en el que nos situemos el control y gestión de los anteriores tipos de recursos tendrán mayor o menor protagonismo.

Los sistemas de gestión no son únicamente y, dependiendo del sector, requisitos para ser competitivo a nivel de imagen externa o, por otro lado, requisitos de nuestros clientes. Son, también, aliados para no descuidar cada una de las piezas que son necesarias para formar una organización. Su fundamento de mejora continua no se trata de una base teórica sino una necesidad para la supervivencia o sostenibilidad de las organizaciones.

Antònia Mas
Vocal de Abaex

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